Conciliação Físico Contábil

Após realizado o inventario, o mesmo deve ser subdividido entre espécie de bem, marca, modelo características. O arquivo contábil do imobilizado deve ser dividido da mesma forma a fim de proporcionar uma boa comparação entre o levantamento físico e o arquivo do imobilizado já cadastrado no contábil.

Feito isso, há que se gera uma lista, apontando os itens conciliados, as sobras físicas e as sobras contábeis, para que a empresa decida o que fazer com elas. Após este saneamento, a empresa necessita adotar o procedimento, a empresa necessita adotar o procedimento de recepção, cadastro e baixa de ativos. Importante frisar aqui que, para que este procedimento vingue, o mesmo deve necessariamente passar pela contabilidade, afim de garantir que nenhum ativo seja esquecido de ter sido registrado.

Para a aquisição de novos ativos, o procedimento deve ser organizado da seguinte forma: O setor requerente solicita o bem à contabilidade, informando-se o mesmo se trata de um bem completo ou se é um componente de um bem maior. De posse dessa informação, a contabilidade tem o controle de que vai entrar e de que tipo de bem vai entrar (bem de consumo, componente de ativo ou ativo imobilizado completo). Ela faz a requisição para compras, que por sua vez avisa a contabilidade quando o bem chegar. A contabilidade faz o emplacamento e cadastramento e encaminha para o setor solicitante do bem.

De maneira análoga, quando se desejar a baixa de um bem, deve-se primeiro encaminhar a solicitação à contabilidade, para que a mesma efetue a baixa no arquivo contábil de maneira eficiente.